ระบบโรงพยาบาลช้า และค้างบ่อย เกิดจากอะไร?

“ระบบช้า” คือคำบ่นอันดับหนึ่งของทุกโรงพยาบาล แต่คำนี้ก็กว้างมาก บางที่ช้าตอนเปิดโปรแกรม บางที่ช้าตอนค้นหาผู้ป่วย บางที่ค้างเฉพาะช่วงเช้า ซึ่งแต่ละอาการมาจากคนละสาเหตุ และต้องแก้คนละวิธี

ปัญหาที่เจอบ่อยคือการแก้แบบเดาสุ่ม เช่น เปลี่ยนคอมใหม่ทั้งแผนก แต่ระบบก็ยังช้าเหมือนเดิม เพราะต้นตอจริงไม่ได้อยู่ที่เครื่อง บทความนี้จะพาไล่หาสาเหตุของ ระบบโรงพยาบาลช้า ทีละข้อ จากเรื่องง่ายไปเรื่องยาก พร้อมวิธีสังเกตว่าปัญหาของคุณอยู่ข้อไหน และจุดตัดสินว่าเมื่อไรควรซ่อม เมื่อไรควรเปลี่ยน

ก่อนหาสาเหตุ: ตอบ 4 คำถามนี้ให้ได้ก่อน

การแก้ระบบช้าก็เหมือนหาหมอ ต้องเล่าอาการให้ชัดก่อน ลองตอบ 4 ข้อนี้

1. ช้าตอนไหน ทั้งวัน หรือเฉพาะช่วงเช้าที่คนแน่น?
2. ช้าที่ไหน ทุกแผนก หรือแค่บางจุด บางเครื่อง?
3. ช้าตอนทำอะไร ทุกอย่าง หรือแค่บางงาน เช่น ค้นประวัติ ดึงรายงาน เปิดภาพเอกซเรย์?
4. เริ่มช้าตั้งแต่เมื่อไร ค่อย ๆ ช้าลงทีละปี หรืออยู่ดี ๆ ก็ช้าขึ้นมาเลย?

คำตอบจะพาไปเจอสาเหตุในข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้

สาเหตุที่ 1: คอมพิวเตอร์เครื่องนั้นเก่าเกินไป

อาการ: เครื่องนี้ช้า แต่เครื่องข้าง ๆ ปกติดี

ถ้าเป็นแบบนี้ ปัญหามักอยู่ที่ตัวเครื่อง เช่น คอมอายุเกิน 7 ปี ฮาร์ดดิสก์ใกล้พัง แรมน้อยเกินไป หรือมีโปรแกรมแอบแฝงกินแรงเครื่องอยู่

ข้อนี้แก้ง่ายที่สุด แต่ก็เป็นข้อที่ถูกโทษเกินจริงบ่อยที่สุดเหมือนกัน วิธีเช็กง่าย ๆ คือ ถ้าเปลี่ยนเครื่องใหม่แล้วยังช้าอยู่ แปลว่าปัญหาไม่ได้อยู่ที่เครื่อง แต่อยู่ลึกกว่านั้น

มีอีกเรื่องที่เกี่ยวกันคือตัวระบบที่ใช้ ระบบรุ่นเก่ามักประมวลผลหนักที่เครื่องของผู้ใช้ พอเครื่องเก่าหน่อยก็อืดทันที ส่วนระบบรุ่นใหม่แบบ Web Application จะประมวลผลหลักที่เซิร์ฟเวอร์ เครื่องผู้ใช้แค่แสดงผล ต่อให้ใช้เครื่องสเปกธรรมดาก็ลื่น

สาเหตุที่ 2: ฐานข้อมูลบวมขึ้นทุกปี แต่ไม่เคยมีใครดูแล

อาการ: เมื่อ 3 ปีก่อนเร็วดี แล้วช้าลงเรื่อย ๆ โดยเฉพาะตอนค้นหาผู้ป่วย

โรงพยาบาลสร้างข้อมูลใหม่ทุกวัน ทั้งประวัติตรวจ ใบสั่งยา ผลแล็บ ภาพเอกซเรย์ สะสมปีละหลายล้านรายการและไม่มีวันลดลง ถ้าฐานข้อมูลไม่เคยได้รับการดูแลเลย มันจะช้าลงเรื่อย ๆ เอง เปรียบเหมือนห้องเก็บเอกสารที่เอาแฟ้มยัดเข้าไปทุกวันแต่ไม่เคยจัดหมวดหมู่ นานวันเข้าจะหาอะไรทีก็ต้องรื้อทั้งห้อง

จุดสังเกตเพิ่มเติมคือ ระบบจะช้าเป็นพิเศษตอนดึงรายงานย้อนหลังหรือช่วงปิดสิ้นเดือน เพราะงานพวกนี้ต้องกวาดข้อมูลจำนวนมหาศาล และบางระบบออกแบบให้รายงานกับงานหน้าบ้านใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน พอฝ่ายบริหารกดดึงรายงานทีไร หน้างานทั้งโรงพยาบาลก็อืดตามทันที

สาเหตุที่ 3: เครือข่ายภายในเป็นคอขวด

อาการ: ช้าทั้งตึก ทั้งโซน หรือเปิดภาพเอกซเรย์ทีรอเป็นครึ่งนาที

ถ้าช้ากันเป็นโซนแบบนี้ ให้สงสัยระบบเครือข่าย เช่น สายแลนเก่า อุปกรณ์กระจายสัญญาณรุ่นเก่าที่รับงานยุคนี้ไม่ไหว Wi-Fi ที่คนใช้แน่นเกิน หรือจุดเชื่อมระหว่างอาคารที่ส่งข้อมูลได้ช้า

โรงพยาบาลส่วนใหญ่ขยายอาคารมาทีละยุค เครือข่ายเลยเป็นของเก่าใหม่ปนกันหลายรุ่น จุดที่เก่าที่สุดจะกลายเป็นคอขวดของทั้งเส้นทาง เหมือนถนน 4 เลนที่มีช่วงหนึ่งแคบเหลือเลนเดียว รถทั้งสายก็ติดหมด ยิ่งทุกวันนี้ไฟล์ภาพทางการแพทย์ใหญ่ขึ้นทุกปี แต่ยังวิ่งบนสายเดิมเมื่อสิบปีก่อน ก็ยิ่งช้าชัด

สาเหตุที่ 4: ระบบรับคนใช้พร้อมกันช่วงเช้าไม่ไหว

อาการ: ค้างทุกเช้า 8 โมงถึง 10 โมง พอบ่ายก็กลับมาปกติ

อาการแบบนี้ชัดมาก คือระบบรับโหลดช่วงพีคไม่ไหว ช่วงเช้าคือเวลาที่ทั้งโรงพยาบาลใช้ระบบพร้อมกันหนักที่สุด ทั้งเวชระเบียน ห้องตรวจ ห้องยา เซิร์ฟเวอร์ที่ออกแบบมารับงานช่วงปกติ พอเจอชั่วโมงเร่งด่วนก็ไปต่อไม่ไหว

ทางแก้มี 2 ทางที่ควรทำคู่กัน

• แก้ที่ระบบ ขยายกำลังเซิร์ฟเวอร์ หรือเลือกระบบที่ขยายรองรับคนใช้เพิ่มได้
• แก้ที่งาน ลดงานที่ต้องแย่งกันทำตอนเช้า เช่น ใช้ระบบคิวและนัดหมายอย่าง MediQ ให้ผู้ป่วยลงทะเบียนล่วงหน้าผ่าน LINE และกดบัตรคิวเองที่ตู้ Kiosk งานหน้าเคาน์เตอร์ช่วงเช้าจะเบาลงทันที เพราะไม่ต้องคีย์ข้อมูลพร้อมกันทีละร้อยคน

สาเหตุที่ 5: ตัวระบบเองหมดสภาพแล้ว

อาการ: ช้าทุกที่ ทุกเวลา แก้อะไรไปเท่าไรก็ไม่หาย

ถ้าไล่แก้มาครบทุกข้อแล้ว เครื่องก็ใหม่ เครือข่ายก็ดี เซิร์ฟเวอร์ก็แรง แต่ระบบยังช้าและค้างเรื้อรัง สาเหตุสุดท้ายก็คือตัวซอฟต์แวร์เอง ระบบที่สร้างด้วยเทคโนโลยียุคเก่า ถูกต่อเติมแก้ไขมานับสิบปีจนโครงสร้างข้างในพันกันยุ่ง หรือผู้พัฒนาเลิกลงทุนปรับปรุงไปแล้ว

จุดสังเกตของข้อนี้

• แจ้งปัญหาทีไร ได้คำแนะนำแค่ “ลองรีสตาร์ทเครื่อง” หรือ “ลบข้อมูลเก่าออก”
• ไม่มีเวอร์ชันใหม่ออกมานานแล้ว หรืออัปเดตแล้วกลับช้ากว่าเดิม
• อยากปรับปรุงอะไรเพิ่ม กลายเป็นค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ทุกครั้ง

ถ้าตรงตามนี้ การเทเงินแก้ข้ออื่นต่อไปจะเสียเปล่า เพราะปัญหาอยู่ที่แกนของระบบซึ่งซ่อมจากข้างนอกไม่ได้ นี่คือสัญญาณว่าถึงเวลาพิจารณาเปลี่ยนระบบ HIS โดยระบบรุ่นใหม่อย่าง MediCore เป็นแบบ Web Application ที่ประมวลผลหลักอยู่ที่เซิร์ฟเวอร์ อัปเดตครั้งเดียวได้ทุกจุดพร้อมกัน และข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องกดรีเฟรช

อาการไหน ชี้ไปที่สาเหตุอะไร

อาการ	สาเหตุที่น่าสงสัยที่สุด	ควรเริ่มจากอะไร
ช้าแค่บางเครื่อง	เครื่องเก่า ใกล้เสื่อม	เช็กอายุเครื่องและโปรแกรมแฝง
ช้าลงเรื่อย ๆ ทุกปี โดยเฉพาะการค้นหา	ฐานข้อมูลบวม ไม่เคยดูแล	ให้ผู้ดูแลระบบตรวจสุขภาพฐานข้อมูล
ช้าทั้งตึก หรือเปิดไฟล์ภาพช้า	เครือข่ายเป็นคอขวด	ตรวจอุปกรณ์เครือข่ายของโซนนั้น
ค้างเฉพาะช่วงเช้า	คนใช้พร้อมกันเกินกำลังระบบ	วัดโหลดช่วงพีค และลดงานหน้าเคาน์เตอร์
ช้าทุกที่ทุกเวลา แก้ไม่หาย	ตัวระบบหมดสภาพ	ประเมินการเปลี่ยนระบบอย่างจริงจัง

แล้วจะรู้ได้ไงว่าควรซ่อมต่อ หรือควรเปลี่ยน

ใช้ 2 คำถามนี้ตัดสิน

1. แก้แล้วอยู่ได้นานแค่ไหน? ถ้าซ่อมครั้งแรกอยู่ได้ปีหนึ่ง ครั้งต่อมาอยู่ได้ครึ่งปี ครั้งล่าสุดอยู่ได้สามเดือน แปลว่าระบบเสื่อมเร็วกว่าที่ซ่อมทัน

2. เงินที่จ่ายสะสมมา ใกล้ค่าระบบใหม่หรือยัง? ลองบวกค่าซ่อม ค่าอุปกรณ์ที่ซื้อเพิ่ม และที่คนมักลืมคือต้นทุนแฝงจากเวลาที่เจ้าหน้าที่นั่งรอระบบทุกวัน ลองคูณดู นาทีที่รอต่อคน คูณจำนวนเจ้าหน้าที่ คูณวันทำงานทั้งปี หลายโรงพยาบาลเห็นตัวเลขแล้วตกใจ ถ้ายอดสะสมนี้ใกล้ค่าระบบใหม่ คำตอบก็ชัดในตัวเอง

และไม่ว่าจะซ่อมหรือเปลี่ยน อย่าตัดสินใจจากโบรชัวร์ ให้ขอลองของจริง เช่น เริ่มจากจุดเล็กที่เสี่ยงต่ำอย่างการทดลองใช้ระบบคิว 15 วันแบบไม่ต้องเชื่อมระบบเดิม เพื่อดูคุณภาพระบบและทีมงานของผู้พัฒนาก่อนตัดสินใจเรื่องใหญ่ ดูผลงานการติดตั้งจริงของเรา หรือติดต่อทีมงานให้ช่วยประเมินอาการระบบของโรงพยาบาลคุณได้เลย

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบโรงพยาบาลช้า

จะรู้ได้อย่างไรว่าระบบช้าเพราะโดนไวรัส ไม่ใช่ช้าตามปกติ?

สัญญาณที่ต่างจากความช้าทั่วไปคือ อยู่ดี ๆ ก็ช้าขึ้นมาทั้งที่ไม่ได้เปลี่ยนอะไรเลย เจอไฟล์แปลก ๆ หรือไฟล์เปลี่ยนนามสกุลเอง เครื่องทำงานหนักทั้งที่ไม่มีใครใช้ ถ้าสงสัยให้ถอดเครื่องนั้นออกจากเครือข่ายทันทีแล้วเรียกผู้เชี่ยวชาญมาตรวจ เพราะไวรัสเรียกค่าไถ่มักแอบซ่อนตัวสักพักก่อนลงมือ

ควรมีเกณฑ์ไหมว่าเร็วแค่ไหนถึงเรียกว่าปกติ?

ควรมี และควรจดไว้ตั้งแต่ตอนระบบยังปกติ เช่น เข้าระบบไม่เกิน 5 วินาที ค้นหาผู้ป่วยไม่เกิน 3 วินาที เปิดหน้าประวัติไม่เกิน 5 วินาที พอมีตัวเลขอ้างอิง เวลาระบบช้าลงจะพิสูจน์ได้ว่าช้าจริงเท่าไร และใช้ต่อรองกับผู้ให้บริการได้ ไม่ต้องเถียงกันด้วยความรู้สึก

เจ้าหน้าที่หน้างานควรแจ้งปัญหาระบบช้าอย่างไรให้ IT แก้ได้เร็ว?

แจ้งให้ครบ 4 อย่าง คือ กำลังทำอะไรอยู่ตอนที่ช้า เกิดตอนกี่โมง เกิดที่เครื่องไหนหรือจุดไหน และช้ากี่วินาทีหรือค้างไปเลย ถ้าถ่ายรูปหน้าจอพร้อมเวลาไว้ด้วยยิ่งดี ข้อมูลแบบนี้ช่วยให้ IT จับรูปแบบเจอในไม่กี่วัน แทนที่จะงมจากคำว่า “ระบบช้า” คำเดียว

อัปเกรดเน็ตให้แรงขึ้น จะช่วยให้ระบบเร็วขึ้นไหม?

ช่วยเฉพาะกรณีที่ระบบต้องใช้อินเทอร์เน็ต เช่น ระบบที่อยู่บน Cloud หรือการเช็กสิทธิ์กับหน่วยงานภายนอก แต่ถ้าระบบหลักอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ในโรงพยาบาล ความช้าจะวิ่งอยู่ในเครือข่ายภายใน เพิ่มความเร็วเน็ตไปก็ไม่ช่วย ต้องหาให้เจอก่อนว่าช้าที่ช่วงไหนของเส้นทาง

ระบบค้างแล้วข้อมูลที่พิมพ์อยู่หายหมด ป้องกันได้ไหม?

ระบบที่ดีควรบันทึกร่างให้อัตโนมัติ หรือกู้หน้าจอล่าสุดคืนได้เมื่อเข้าระบบใหม่ ถ้าระบบที่ใช้ไม่มีและข้อมูลหายบ่อย ให้กำหนดวิธีชั่วคราว เช่น กดบันทึกถี่ขึ้นสำหรับงานที่พิมพ์ยาว และจดสถิติไว้ทุกครั้งที่เกิด เพราะความถี่ของปัญหานี้คือหลักฐานชั้นดีตอนประเมินว่าควรเปลี่ยนระบบไหม

สนใจระบบโรงพยาบาล MediCore หรือ MediQ ต้องติดต่ออย่างไร?

Meditech Solutionsเรามีทั้ง MediCore ระบบ HIS บริหารโรงพยาบาลครบทุกแผนกและ MediQ ระบบคิวออนไลน์ผ่าน LINE และตู้ Kiosk เลือกใช้แยกหรือใช้ร่วมกันได้พร้อมทดลองใช้ระบบจริงฟรี 15 วันสอบถามและนัดชม Demo ได้ที่โทร 062-508-7576 เว็บไซต์หรือ Line: @meditech.solution